Ako zadať prácu tak, aby bola naozaj hotová

Cieľom manažéra je dostávať veci hotové a vytvárať prostredie, v ktorom ľudia prirodzene a spoľahlivo dosahujú želané výsledky. Veľká časť toho sa rozhoduje už v momente, keď prácu zadávaš.

Kedy je zadaná úloha hotová? Keď je odovzdaná v dohodnutom čase, kvalite a rozsahu. A potvrdenie, že je hotovo, dáva zadávateľ. Nie realizátor, nie „mne sa zdá, že je to hotové“.

Ako zadanie prebieha

1. Zadanie si vopred pripravím v štruktúre nižšie.
2. S realizátorom sa stretnem, predstavím mu zadanie a zodpoviem otázky.
3. Dohodneme termín realizácie.
4. Explicitne si vypýtam potvrdenie, že zadanie je jasné a že ho zrealizuje.

Na zadanú prácu existujú len dve platné odpovede:

• áno, dodám,
• nie, nedokážem to.

Pred odpoveďou je priestor na vyjednávanie o rozsahu, kritériách a zdrojoch, za ktorých je to možné dodať. Ale na konci zaznie jasné áno alebo nie. Nie „pokúsim sa“.

Štruktúra zadania

Cieľ – čo je výsledkom.

Kritériá – zoznam kritérií, podľa ktorých realizátor aj bezo mňa vie, že má hotovo.

Zdroje – zoznam všetkých zdrojov, ktoré sú na realizáciu nutné, a dohoda, kto ich zabezpečí a kedy.

Termín – do kedy má byť hotovo.

Postup riešenia a kontrolné body – 7 až 12 bodov, ako postupovať, ktoré pokrývajú celú realizáciu, a kedy a s čím má realizátor prísť na ktorý kontrolný bod.

Najdôležitejšie sú kritériá. Ak ich realizátor nemá, jediný spôsob, ako zistiť, či je hotovo, je prísť za tebou. Ak ich má, vie to sám – a ty dostaneš výsledok, ktorý si očakával.

Príklad: analýza ziskovosti produktov

Cieľ: Analýza ziskovosti našich produktov.

Kritériá:

• Obsahuje zoznam všetkých produktov, ktoré sa za posledný rok predali aspoň raz.
• Pri každom produkte je názov, predajný kanál (obchod, web, aplikácia, veľkoobchod), počet predaných kusov na kanál, náklady, príjem a zisk v % z celkového zisku produktu.
• Na záver je tabuľka ziskovosti kanálov agregovaná za všetky produkty.
• Ku každému produktu aj kanálu je slovný komentár – aké významné udalosti ovplyvnili predaj v danom roku.
• Výstup je v Exceli uložený tu: odkaz.

Zdroje:

• môj čas, 1 hodina denne,
• dokument s nákladmi na produkt podľa kanála: odkaz,
• tabuľka v dátovom sklade: odkaz,
• spolu 4 hodiny času obchodníka zodpovedného za každý predajný kanál,
• zoznam marketingových kampaní na podporu predaja: odkaz.

Termín: 15. 7. do 8:00.

Postup riešenia a kontrolné body:

1. Prejdi si zdroje a potvrď mi cez MS Teams, že máš všade prístup.
2. Priprav analýzu pre jeden produkt a predstav mi výsledok. Potvrdíme si, že je všetko podľa očakávaní.
3. Dokonči zvyšok produktov.

Druhý kontrolný bod je kľúčový: jeden produkt ako vzorka. Ak tam je nedorozumenie, zistíš to po pár hodinách práce, nie deň pred termínom.

Nie každému zadávaš prácu rovnako

Rozsah zadania – ako detailne ho popíšeš a ako často s realizátorom komunikuješ – závisí od toho, ako dobre človek danú zručnosť ovláda. Vychádzam zo situačného riadenia:

• Nový človek alebo nová zodpovednosť – vždy začína na najnižšej úrovni. Zadanie je plné, presne v štruktúre vyššie, a po každom dodaní nasleduje spätná väzba. Tak ho postupne zoznamuješ s požadovanou kvalitou, procesmi a nástrojmi.
• Rastúca skúsenosť – zadávaš menej detailne a vo väčších celkoch. Je viac na ňom, aby sa dopýtal. Vysvetľuješ, ako časti práce súvisia a prečo je postup rozdelený práve takto.
• Expert – stačí cieľ, kritériá a termín. Kvalita, ktorú očakávaš, je už dohodnutá a overená.

Ako spoznáš, že je človek o úroveň vyššie? Keď už niekoľko úloh v plnom zadaní splnil v termíne, kvalite aj rozsahu a pri zadávaní sám hovorí, že toto už vie. Nespokojnosť a netrpezlivosť s detailným zadaním je signál. Nenechaj sa však tlačiť netrpezlivosťou – najprv musíš mať za sebou pár úspešných dodávok. Keď sa posunie, povedz mu to nahlas: vnímam, že si sa posunul, získal si moju dôveru, a preto budem prácu zadávať inak.

Ak preskočíš úroveň a začneš rovno s krátkym zadaním, hrozí, že narazíš na nevypovedané kritériá kvality, ktoré človek nesplní, pretože o nich nevie. Výsledkom je frustrácia na oboch stranách.

Keď dodávky opakovane zlyhávajú

Než začneš riešiť človeka, skontroluj seba:

• Bolo zadanie v štruktúre vyššie, alebo primerane podrobné na jeho úroveň?
• Uviedol som dostatok zdrojov? Je môj návrh postupu správny?
• Opakuje sa problém v jednej dimenzii – čas, kvalita, alebo rozsah?
• Overil som si slovne jeho motiváciu učiť sa a robiť túto zručnosť?

Ak chyba bola v zaškolení, vráť sa o krok späť a naprav ju. Pomenuj problém, povedz, že je to tvoja zodpovednosť, ale zmenu môžete urobiť len spolu. Sformulujte dohodu – napríklad zmenu kompetencie alebo iný spôsob práce – a dohodnite sa, kedy a podľa čoho spoznáte, že zmena funguje.

Pozvánka do reflexie

• Vezmi si poslednú úlohu, ktorú si zadal, a prepíš ju do štruktúry cieľ – kritériá – zdroje – termín – kontrolné body. Čo v pôvodnom zadaní chýbalo?
• Prejdi si posledný týždeň a každú odovzdanú prácu daj na jednu z dvoch kôpok: 1 – dodaná včas, v rozsahu aj kvalite, 2 – všetko ostatné. Pri kôpke 1 sa spýtaj: vďaka čomu? Pri kôpke 2: akú jednu vec môžem urobiť inak pri zadaní?
• Pri každom človeku v tíme si pomenuj, na akej úrovni je v jeho hlavných zodpovednostiach. Zadávaš mu prácu primerane?

Článok vychádza z mojej pripravovanej knihy Manažérske minimum. Súvisí s ním aj článok Štruktúra žiadosti. Delegovanie a zadávanie práce je jedna z najčastejších tém v mojom mentoringu.

Pripravení na prvý krok?

Úvodný hovor trvá 20 minút, je zdarma a nezáväzný.

Rezervovať úvodný hovor zdarma →