Štruktúra žiadosti: ako napísať e-mail, na ktorý dostaneš odpoveď hneď

Na rovnaký výsledok od kolegu môžeš potrebovať tri hodinové schôdzky – alebo jeden e-mail. V tom je rozdiel v efektivite komunikácie. Neefektívna komunikácia frustruje obe strany a ak takto komunikuješ s niekým často, jeho ochota spolupracovať s tebou postupne klesá.

Efektivitu komunikácie meriam jednoducho: celkovým časom a počtom interakcií potrebných na dosiahnutie výsledku. A najväčší rozdiel robí to, ako je sformulovaná prvá žiadosť.

Tri časti každej žiadosti

Pred každou žiadosťou sa zastav, zamysli sa a sformuluj ju takto:

Čo potrebuješ – informáciu, brainstorming, rozhodnutie, vstupy…

Prečo to potrebuješ – dávaš druhej strane kontext, aby mohla prísť s lepším riešením, než napadne teba, a aby vedela, čo sa stane, ak to nedostaneš včas.

Ako to potrebuješ dostať – kedy a v akej forme (telefonát, e-mail, osobné stretnutie, štruktúra výstupu).

Príklad 1: žiadosť o informácie

Ahoj Peter,

potrebujem všetky termíny odstávok systému TAPO a ich dĺžku, od dnes až do konca roka. Ak ich nemáte naplánované takto dopredu, potrebujem aspoň týždeň pred každým výpadkom informáciu, od kedy do kedy TAPO nepobeží.

Nasadili sme mzdový modul, ktorý s TAPO spolupracuje, a keď TAPO nebeží, vznikajú chyby vo výpočtoch miezd. Dodávateľ chybu opraví až začiatkom budúceho roka, dovtedy potrebujem v týchto časoch zastaviť spracovanie miezd alebo nájsť iné riešenie.

Daj mi vedieť, ktorá varianta je pre teba dostupnejšia. Informácie potrebujem vždy e-mailom, prvé do začiatku mesiaca, keď na nový systém prechádzame. Ak ich nebudem mať, budem musieť spustenie nášho systému odložiť, kým ich mať nebudem.

Ďakujem,

Všimni si: Peter hneď vie, čo má dodať, prečo na tom záleží, do kedy a v akej forme. Dokonca má na výber z dvoch variant. Nemusí sa doplňujúco pýtať.

Príklad 2: žiadosť o rozhodnutie nadriadenej

Ako dosiahnuť, aby ti šéfka odpovedala na e-mail obratom? Tak, že každá žiadosť je pre ňu maximálne ergonomická a zaberie jej čo najmenej práce. Urobíš prácu za ňu – a ona len rozhodne.

Ahoj Marta,

potrebujem od teba schváliť nákup nového softvéru na evidenciu chýb.

Odporúčam Fizzy od 37signals za 200 € mesačne, cloudové riešenie bez obmedzení počtu používateľov či projektov. Funkčne som ho overil s Janou, ktorá vedie testovanie, a je to aj jej favorit.

Ak je to pre teba v poriadku, stačí mi „OK“ do e-mailu a nákup zariadim firemnou kartou ešte dnes. Ak máš otázky, napíš mi čas a zavolám ti.

Zvažované alternatívy:

• Atlassian Jira, cloud, 4 000 € mesačne (25 € × 160 licencií). Chýba prístup pre hostí, nevieme vytvoriť klientsky portál.
• GitHub, cloud, 2 400 € mesačne (15 € × 160). Príliš technické pre náš produktový tím.

Vopred ďakujem za tvoj čas aj rozhodnutie, Stanislav

Na odpoveď stačí jedno slovo. Odporúčanie, cena, overenie, ďalší krok aj alternatívy sú na jednom mieste.

Kontrolný signál

Na konci e-mailu píšeš vysvetľujúcu vetu.

Vtedy sa vráť na začiatok, ujasni si, čo vlastne chceš povedať, a správu preformuluj podľa štruktúry vyššie. Vysvetľujúca veta na konci je takmer vždy znak, že žiadosť nie je jasná od začiatku.

Prečo to funguje

• Nútiš sa premyslieť, čo vlastne potrebuješ. Ako vyzerá očakávaný výsledok? Kde začína a kde končí tvoja zodpovednosť?
• Rešpektuješ čas druhých. Každou žiadosťou čerpáš to najcennejšie, čo ľudia majú – čas a pozornosť.
• Znižuješ spam. Menej slov, ktoré neslúžia výsledku, menej doplňujúcich otázok.
• Rýchlo zistíš, na koho sa môžeš spoľahnúť. Odpovede na jasne štruktúrované žiadosti sú lakmusovým papierikom: kto dodá, o čo žiadaš, kto férovo odmietne, keď nestíha, a kto sa vyhýba.

Pozvánka do reflexie

• Prejdi si svoje posledné tri odoslané e-maily. Obsahovali všetky tri časti – čo, prečo a ako?
• Ako často dostaneš v prvej odpovedi presne to, čo potrebuješ? Koľkokrát musíš žiadosť vyjasňovať a dopĺňať?
• Vyber si zo svojej agendy jednu oblasť, v ktorej budeš štruktúru žiadosti používať celý mesiac. Potom si porovnaj, čo sa zmenilo.

Článok vychádza z mojej pripravovanej knihy Manažérske minimum. Ďalší krok je ako zadať prácu tak, aby bola hotová.

Pripravení na prvý krok?

Úvodný hovor trvá 20 minút, je zdarma a nezáväzný.

Rezervovať úvodný hovor zdarma →